Sommige plannen brengen nauwelijks kosten met zich mee. Moet je wel kosten maken, dan is het uitgangspunt dat een Power-activiteit of -project zichzelf financieel moet kunnen bedruipen.
Hiervoor doorloop je de volgende stappen:
- Maak een begroting voor de kosten; bij een lezing bijvoorbeeld voor zaalhuur, spreker en attenties.
- Maak een reële schatting van het aantal te verwachten deelnemers. De kosten gedeeld door het aantal deelnemers leidt tot de deelnameprijs per persoon.
- Laat, nadat de coördinatoren de activiteit hebben goedgekeurd, de penningmeester van Stichting POWER-Amersfoort je begroting fiatteren.
- Kies de termijn waarop deelnemers zich kunnen opgeven zo, dat je de activiteit bij onvoldoende belangstelling zonder kosten kunt afgelasten.
- Opgave voor een activiteit of project waaraan kosten zijn verbonden is alleen mogelijk als de deelnemer bij zijn opgave meteen via iDeal betaalt. Zo vermijd je dat je een tekort op de rekening krijgt doordat mensen niet komen opdagen.
Klik hier om het budgetaanvraagformulier te downloaden.
Financieringsproblemen
Als kort voor de beslisdatum blijkt dat er wel belangstelling is, maar dat er een financieel tekort zal ontstaan als je de activiteit laat doorgaan, zijn er drie mogelijkheden:
- Het bestuur vindt de activiteit of het project zo belangrijk, dat het een eventueel tekort wil aanzuiveren. Dat kan alleen als het tekort minder bedraagt dan 10% van de totale kosten. De beslissing is aan de penningmeester (bij een activiteit) of aan het bestuur (bij een project). Overleg tijdig!
- Als organisator ben je bereid (samen met eventuele mede-organisatoren) het tekort voor je rekening te nemen.
- Je besluit de activiteit of het project alsnog af te gelasten.
Andere vormen van financiering
Het bestuur kan besluiten in een project te investeren, als zij het van groot belang acht. De beslissing daarover ligt bij het bestuur.
Het bestuur kan eventueel voor grotere projecten sponsors of subsidieverstrekkers zoeken. Houd er bij de planning rekening mee dat het wel drie maanden kan duren voordat een subsidie- of sponsoring-aanvraag gehonoreerd wordt.
Winst!
Helemaal prettig is het natuurlijk om iets leuks en interessants te organiseren en ook nog geld over te houden. Daarmee kunnen weer andere activiteiten ondersteund worden.